Nutzen Sie Microsoft Outlook regelmäßig? Hier sind einige nützliche Tipps, die Ihnen helfen können, diesen E-Mail-Dienst effizienter einzusetzen.
Outlook zählt mit über 400 Millionen Anwendern zu den wichtigsten Mitbewerbern von Gmail. Jüngst hat dieser Messaging-Dienst seine Sicherheits- und Spam-Schutzmaßnahmen verbessert, dennoch kam es zu einem globalen Ausfall. Glücklicherweise ist alles wiederhergestellt und der Dienst bleibt für viele Benutzer lebenswichtig.
Sind Sie ein begeisterter Nutzer von Outlook? Hier sind 6 hilfreiche Tipps, mit denen Sie wertvolle Zeit auf dieser Plattform sparen können.
1# Automatisches Sortieren Ihrer E-Mails
Wussten Sie, dass Sie in Outlook Regeln festlegen können, um Ihre E-Mails automatisch zu kategorisieren? Klicken Sie auf die drei kleinen Punkte auf der rechten Seite auf der Startseite und wählen Sie „Regeln“ > „Regeln verwalten“. Drücken Sie auf „Neue Regel hinzufügen“. Outlook wird Sie dann auffordern:
- Einen neuen Regelname zu vergeben;
- Eine Bedingung festzulegen (z. B. wenn eine Nachricht von Ihrem Vorgesetzten eingeht);
- Eine Aktion anzugeben (falls zum Beispiel Ihr Vorgesetzter Ihnen eine E-Mail sendet, sollte diese als „Dringend“ markiert werden).
Mit dieser Funktion können Sie Ihre Effizienz deutlich steigern!
2# Senden von Nachrichten abbrechen
Haben Sie eine Nachricht versehentlich zu schnell versendet? Das kann jedem passieren. Um solche Missgeschicke zu vermeiden, klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke Ihrer Outlook-Oberfläche. Gehen Sie zu „Mail“ > „Verfassen und antworten“ und aktivieren Sie die Funktion „Senden abbrechen“. Legen Sie eine Rückgaberate von 0 bis 10 Sekunden fest und vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern.
3# Überprüfen Sie die Rechtschreibung in Ihren E-Mails
Sind Sie kein Rechtschreibprofi? Keine Sorge, Outlook steht Ihnen zur Seite! Falls Sie einen Fehler in Ihrer Nachricht bemerken (normalerweise wird er rot unterstrichen), klicken Sie einfach auf das Wort und wählen Sie das blaue Stiftsymbol des Editors aus. Outlook wird Ihnen Verbesserungsvorschläge unterbreiten.
4# Planen Sie Ihre Nachrichten
Wenn Sie etwas Zeit zur Verfügung haben, können Sie vorausplanen und einige E-Mails für einen späteren Versand einrichten. Klicken Sie neben der „Senden“-Taste auf den kleinen Dropdown-Pfeil und wählen Sie „Senden planen“. So können Sie mit nur wenigen Klicks einen zukünftigen Versandtermin festlegen.
5# Nutzen Sie Tastenkombinationen
Warum sollten Sie sich ständig durch Ihre E-Mails klicken? Wenn Sie einige nützliche Tastenkombinationen beherrschen, können Sie viel schneller in Outlook arbeiten. Hier sind einige Beispiele, die Sie am PC ausprobieren können:
- STRG + N für eine neue E-Mail.
- STRG + R, um auf eine E-Mail zu antworten.
- STRG + Shift + R, um allen zu antworten.
- STRG + F für das Weiterleiten einer Nachricht.
- STRG + Enter, um eine Nachricht zu senden.
- STRG + 2, um den Kalender zu öffnen.
- STRG + 3, um Ihre Kontakte anzuzeigen.
- STRG + 4, um Ihre Aufgaben anzuzeigen.
Wenn Sie einen Mac verwenden, beachten Sie bitte, dass die Kombinationen abweichen können. Eine entsprechende Übersicht finden Sie auf einer speziellen Webseite.
6# Ziehen und Ablegen verwenden und misbrauchen
Falls Sie die klassische Desktop-Version von Outlook (nicht die Web-App) nutzen, werden Sie die Drag & Drop-Funktion lieben. Zum Beispiel können Sie einfach eine E-Mail auswählen und sie auf das Kontaktsymbol ziehen, um einen neuen Kontakt zu erstellen. Umgekehrt funktioniert es auch: Ziehen Sie einen Kontakt in Ihren E-Mail-Ordner, um eine Nachricht an diese Person zu erstellen. Diese Methode kann ebenfalls für Kalender und Aufgaben eingesetzt werden.
