Seit 2018 ist die Nutzung einer elektronischen Signatur für öffentliche Ausschreibungen ab einem Gesamtwert von 25.000 Euro gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings könnte diese Signaturart ab 2025 faktisch zur Pflicht werden.
Im Bereich der öffentlichen Aufträge gibt es seit mehreren Jahren Bestrebungen zur Dematerialisierung. Dies ist ein notwendiger Schritt, um bei Ausschreibungen mehr Fairness, reibungslosere Abläufe und insgesamt eine größere Sicherheit für diese Transaktionen zu gewährleisten.
Ein zunehmend wichtiges Thema in diesem Kontext ist die elektronische Signatur: eine Technik zur Unterzeichnung von Dokumenten, die ebenfalls digitalisiert ist und höchsten Sicherheitsstandards genügen muss.
Seit der Reform des Vergaberechts, die am 1. April 2016 in Kraft trat, sowie durch die Verordnung vom 12. April 2018, welche elektronische Signaturen im öffentlichen Beschaffungswesen behandelt, müssen elektronische Signaturen bereits für Angebote verwendet werden, deren Gesamtbetrag mindestens 25.000 Euro beträgt.
Obwohl die Verwendung dieser Signaturart stark empfohlen wird, ist sie gegenwärtig noch nicht verbindlich. Es ist jedoch zu erwarten, dass die Notwendigkeit einer solchen Unterschrift im Jahr 2025 immer drängender wird.
Vorteile der elektronischen Signatur
Aktuell ist es noch möglich, alle Dokumente für Ausschreibungen handschriftlich zu unterschreiben – auch Initialen sind erlaubt –, selbst wenn deren Wert über 25.000 Euro liegt. Diese bewährte Praxis könnte jedoch mit der Anforderung zur elektronischen Einreichung der Angebote in Konflikt geraten.
Wird die handschriftliche Unterschrift gewählt, muss diese in der Regel gescannt werden, und die Originalqualität des gescannten Dokuments muss bestätigt werden. Dies hat zwei wesentliche Nachteile: Zum einen wird der Prozess dadurch nicht einfacher, zum anderen erhöht sich der technische Aufwand, um die Echtheit der Unterschrift zu zertifizieren.
Zudem besteht das Risiko, dass die Unterschrift auf den Dokumenten gefälscht werden kann. Diese beiden Probleme können durch die Anwendung einer elektronischen Signatur behoben werden. Für das öffentliche Beschaffungswesen gibt es zwei zugelassene Arten – beziehungsweise Sicherheitsstufen – von elektronischen Signaturen.
Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) bietet das höchste Maß an Sicherheit. Bei rechtlichen Auseinandersetzungen sorgt diese Art der Unterschrift dafür, dass alle rechtlichen Garantien vorhanden sind, einschließlich der Umkehr der Beweislast auf den Unterzeichner bei Streitfällen.
Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur bietet zwar etwas weniger Sicherheit, allerdings ermöglicht sie keine Verlagerung der Beweislast. Sie verwendet ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat, um jede digitale Signatur einer natürlichen oder juristischen Person zu identifizieren, was Identitätsdiebstahl verhindert.
Das Zertifikat muss individuell beantragt werden und ist somit personengebunden. Die Gültigkeit reicht von 1 bis 3 Jahren. Unabhängig von der Art der gewählten Signatur – die unter Berücksichtigung der Themen und des Vertragswerts ausgewählt werden sollte – ist die Nutzung einer elektronischen Signatur deutlich schneller als die händische Unterzeichnung eines Dokuments.
Abgesehen von der Zeit, die benötigt wird, um die Bedingungen jedes Blattes vor der Unterschrift zu lesen, was von der tatsächlichen Länge des Dokuments abhängt, genügt ein einfacher Klick, um das Einverständnis zu bestätigen.
Ausblick auf die Entwicklungen im Jahr 2025 und darüber hinaus
Die Anzeichen deuten darauf hin, dass die Nutzung elektronischer Signaturen in den kommenden Jahren zunehmen wird, sowohl im Bereich öffentlicher Ausschreibungen als auch bei anderen Transaktionen. Dies liegt auf der Hand: Der Trend hin zur Remote-Arbeit bleibt ungebrochen.
Darüber hinaus gibt es fortlaufende Harmonisierungsvorhaben auf europäischer Ebene, die es immer mehr Akteuren ermöglichen, sich auch für Ausschreibungen in anderen EU-Ländern zu bewerben. Abgesehen von der praktischen Nutzung vermeidet der Einsatz elektronischer Signaturen oft zusätzliche Reisekosten und Verzögerungen.
Aktuell wird diese Standardisierung durch die eIDAIS-Verordnung unterstützt, die durch ein kürzlich verabschiedetes Paket neuer Bestimmungen (bekannt als eIDAIS 2.0) verstärkt wurde. Diese Bestimmungen beinhalten die Einführung einer europäischen digitalen Identitätsbrieftasche (EUDI Wallet) sowie neue vertrauenswürdige Dienste wie die elektronische Zertifizierung von Attributen und die Verwaltung von Geräten, die für die digitale Signatur und Fernversiegelung qualifiziert sind, sowie für die elektronische Archivierung.
Diese Maßnahmen legen den Grundstein für eine dematerialisierte Infrastruktur, die die elektronische Signatur zwar noch nicht zur Pflicht macht, jedoch in den meisten Fällen zu einer unverzichtbaren und pragmatischen Option erhebt. Generell strebt Europa an, sicherzustellen, dass alle Aktivitäten in sämtlichen Mitgliedstaaten der EU ohne Ausnahme über elektronische Signaturen abgewickelt werden können.
Wie erhalte ich eine elektronische Signatur?
Im Jahr 2025 wird der Erwerb einer elektronischen Signatur sehr unkompliziert sein. Zuerst müssen Sie einen zertifizierten Drittanbieter auswählen, der den Dienst zur elektronischen Signatur anbietet (verpflichtend kostenpflichtig). Eine Liste anerkannter Anbieter von elektronischen Signaturen (Qualified Trust Service Providers – PSCE) finden Sie auf der Webseite des Trust Providers Club (ClubPSCo).
Nachdem Sie den Anbieter für elektronische Signaturen ausgesucht haben, sollten Sie ein Angebot wählen, das der Art der Signatur entspricht, die Sie für Ihre Dokumente benötigen. Hierbei gibt es sowohl kostenpflichtige Angebote als auch Abonnements, die eine bestimmte Anzahl an Signaturen oder sogar unbegrenzte Signaturen umfassen. Um ein Dokument zu unterzeichnen, müssen Sie lediglich die erforderlichen Dokumente auf die Plattform hochladen und die Art der Signatur sowie die berechtigten Unterzeichner auswählen.
Die restlichen Schritte werden direkt von den Unterzeichnern durchgeführt, die lediglich den letzten Schritt – das Unterschreiben und das Setzen von Initialen – selbständig ausführen müssen. Im Allgemeinen fallen für die Parteien keine Kosten an, es sei denn, sie entscheiden sich für ein qualifiziertes, nominatives elektronisches Zertifikat, welches ebenfalls eine begrenzte Gültigkeitsdauer hat.
